Соёлын өвийн хадгалалт хамгаалалтын үйл ажиллгааг явуулахад хууль эрх зүйн орчин чухал үүрэг гүйцэтгэдэг билээ. Манай улсад соёлын өвийг хадгалж хамгаалах үйл ажиллагааг Соёлын өвийг хамгаалах тухай хууль болон холбогдох журмуудаар зохицуулдаг.
Тус хуульд Соёлын өвийн бүртгэл мэдээллийн сангийн тогтолцоо болон бүртгэлийн бүрдэлийг доорх байдлаар тус тус заасан байна. Үүнд:
Тус хуулийн 20.1 дүгээр заалтад Соёлын өвийн бүртгэл, мэдээллийн сан нь дараах тогтолцоотой байна: Үүнд:
20.1.1.байгууллагын бүртгэл, мэдээллийн сан;
20.1.2.сум, дүүргийн бүртгэл, мэдээллийн сан;
20.1.3.аймаг, нийслэлийн бүртгэл, мэдээллийн сан;
20.1.4.улсын нэгдсэн бүртгэл, мэдээллийн сан хэмээн заасан байдаг.
Мөн бүртгэл мэдээллийн сан нь Соёлын өвийн хадгалалт хамгаалалтын үйл ажиллагаанд чухал үүрэг гүйцэтгэдэг. Соёлын өвийн бүртгэл, мэдээллийн сан нь соёлын өвийг устсан, мартагдсан тохиолдолд тэдгээрийг сэргээхэд шаардагдах бүрэн мэдээллийг цуглуулж бүртгэл мэдээллийн санд хадгалах, судалгааны эргэлтэнд оруулах, олон нийтэд нээлттэй байдлаар ашиглуулах зорилготой.
21.2.Соёлын өвийн бүртгэл нь дараах дагалдах хэрэглэгдэхүүнээс бүрдэнэ:
21.2.1.соёлын өвийн тодорхойлолт;
21.2.2.судалгаа, шинжилгээний ажлын тайлан;
21.2.6.гэрэл зураг, түүнийг агуулсан хальс, зээрэнцэг;
21.2.7.дуу, дүрс агуулсан бүх төрлийн бичлэг;
21.2.9.соёлын биет бус өвийг өвлөн уламжлагчийн талаарх мэдээлэл;
21.2.11.бүртгэлд холбогдох бусад хэрэглэгдэхүүн.
21.3.Соёлын өвийн бүртгэл, түүнд дагалдах хэрэглэгдэхүүн нь лавлагаа, мэдээллийн хувьд нэгдмэл цогц байх нөхцөлийг бүрдүүлнэ.
21.4.Соёлын өвийн бүртгэл, мэдээллийн сангийн бүртгэлийг хуульд зааснаас бусад үндэслэлээр дамжуулах, ашиглуулах, хувилах, үрэгдүүлэх болон стандартын бус орчинд хадгалахыг хориглоно.
21.5.Соёлын өвийн улсын нэгдсэн бүртгэл, мэдээллийг архивын байгууллагад хадгалуулна хэмээн заасан байдаг.
Бүртгэл мэдээллийн сан, бүртгэлийн хэлбэр: Бүртгэл (Registration) гэдэг нь байвал зохих баримт, хэрэглэгдэхүүн уг тоондоо буй эсэхийг шалган бичих тэмдэглэгээг хэлэх бөгөөд өөрөөр хэлбэл аливаа зүйлсийг тоолон дансалсан тэмдэглэл юм.
Харин мэдээллийн сан (Database) гэдэг нь тоолон дансалсан тэмдэглэл буюу тухайн мэдээллийг удирдах зохион байгуулах ашиглахад хялбар байхаар зориулагдсан өөр хоорондоо харилцан холбоотой өгөгдлийн цуглуулга юм. Нөгөөтэйгүүр Мэдээллийн сан нь олон хэрэглэгчийг хүссэн мэдээллээр хангах зорилготой өгөгдлийн цогц иж бүрдэл юм. Уялдаа холбоогүй өгөгдлүүд мэдээлэлийн сан болж чадахгүйг анхаарах хэрэгтэй.
Мэдээлэл нь хэмжээ хязгааргүй ба мэдээллийг эмх цэгцтэй байгуулсанаар мэдээллийн сан болдгийг дээр дурдсан. Мэдээллийн сан дотроос тухайн үед өөрт хэрэгцээтэй байгаа мэдээллийг зөв шүүж авахад зориулагдсан эмх цэгцтэй байх зарчим баримталдаг. Аливаа мэдээллийн сан үүсгэж байгаа байгууллага нь өөрийн үйл ажиллагаанд тохирох мэдээлэл тэнд байх ёстой учраас өөрийн үйлчилгээ, зорилгод нийцүүлэн мэдээллийн санг системчилж, баяжуулж, хайхад илүү хялбар, баялаг мэдээлэлтэй, уян хатан гэх мэт хүчин зүйлсийг тусган зохион байгуулахыг чухалчилдаг.
Бүртгэлийг цаасан болон цахим суурьтай гэж ерөнхийд нь 2 ангилдаг ба бүрдүүлсэн материалуудад тоо бүртгэлийн товъёогийг дараах байдлаар хийнэ.
Цаасан суурьтай бүртгэл
БМС-д хадгалагдаж байгаа цаасан суурьтай бүртгэл, материалуудад тоо бүртгэлийн товъёогийг хийнэ. БМСангийн бүртгэл буюу хадгаламжийн нэгжийн товъёог бүртгэл нь тус бүртгэлийн “байршил”, “хадгаламжийн нэгжийн гарчиг сэдэв”, “хамрагдах он цаг”, “хуудасны тоо”, “хавтасны дугаар” зэрэг мэдээллийг агуулсан байх шаардлагатай.
Цахим суурьтай бүртгэл
БМС дахь СББӨ-ийн цаасан суурьтай бүртгэлийн цахим хувилбар/CD, DVD, дуу, дүрс бичлэгийн хуурцаг/-ын нүүрэн талд “байгууллагын нэр”, “сэдэв”, “хамрагдах он цаг”, “бүртгэлийн дугаар”, “цахим тээгчийн төрөл” зэрэг тухайн цахим тээгчид юун тухай мэдээлэл хадгалагдаж байгааг илтгэх товч өгөгдөл бүхий хаягжуулалт хийж хадгалана.